0. Подготовительный этап
0.1 Принятие решения о разработке СМК
Длительное принятие решения:
«А для чего нам СМК, что она нам даст?»
СМК – инструмент для постановки целей и их достижения.
СМК для руководителя предприятия:
· возможность ставить цели и быть уверенным в их достижении;
· шанс организовать стабильную деятельность предприятия;
· возможность контролировать использование ресурсов;
· способ распределять ответственность и делегировать права.
Часто потребность в разработке СМК исходит от:
· заказчиков – прямое требование о наличии сертифицированной СМК, условие участия в тендере;
· органов государственной власти (условия лицензирования).
Внутренние сигналы о необходимости внедрения СМК:
· потеря управляемости предприятием;
· катастрофическая нехватка времени у руководства для решения стратегических задач;
· отсутствие заинтересованности работников в конечном результате.
0. Подготовительный этап
0.2 Инициация работ
Принципиальное решение о внедрении СМК принято, отвлекают текущие вопросы !!!
· назначить представителя руководства по СМК и наделить его полномочиями;
· определить дату начала работ;
· поставить задачу по поиску консультантов, органа по сертификации, определить даты.
0. Подготовительный этап
0.3 Привлечение консультантов
Зачем предприятию консультанты?
· общее управление проектом;
· передача методологии построения и внедрения СМК (обучения);
· настройка общесистемных процессов;
· помощь в «запуске» СМК;
· оценка готовности СМК к сертификации и практическому функционированию.
Критерии выбора консультантов:
· знание и понимание требований стандарта, путей их реализации (подтверждение компетенции);
· опыт работы (не обязательно в отрасли);
· наличие отзывов о выполненных проектах (возможность связи)
О чем спросить у клиентов консультантов:
· соблюдение сроков разработки СМК;
· проводились ли все необходимые обучения;
· возникла ли дополнительная потребность в работах за пределами контракта;
· понесли ли дополнительные затраты (например, обучение в других организациях);
· возникали ли конфликты консультантов с работниками.
О чем спросить у клиентов консультантов:
· была ли оказана помощь при подготовке к сертификации;
· !!! функционирует ли СМК после ухода консультантов (в т.ч. общесистемные процессы);
· продолжают ли общение с консультантами после сертификации.
0. Подготовительный этап
0.4 Орган по сертификации
Выбор органа по сертификации
· орган по аккредитации (в т.ч. возможность выбора страны аккредитации с учетом расположения рынков сбыта, пожеланий клиентов);
· имидж органа по сертификации в мире, на Украине (СМИ, отзывы коллег, консультантов).
0. Подготовительный этап
0.5 Представитель руководства
Представителем высшего руководства назначается руководитель отдела/службы недостаток полномочий
· введение должности директора (заместителя директора по качеству) с определением полномочий в приказе, положении;
· общее собрание при первом руководителе.
0. Подготовительный этап
0.6 Рабочая группа
Формируется из представителей подразделений, без освобождения (без частичного освобождения) – нехватка времени для выполнения работ
· создание отдела/службы управления качеством + рабочая группа;
· мотивация рабочей группы;
· рабочая группа формируется не по «остаточному принципу».
1. Разработка СМК
1.1 Формирование системы процессов
Непонимание сути процесса, как следствие – смешивание границ процессов, пересечение сфер ответственности и полномочий
· обязательное обучение процессному подходу (консультанты);
· формирование набора процессов с участием консультантов, а не наоборот;
· процессы формировать по принципу наличия обозримого результата, участников и ответственного за процесс (управляющего, способного принимать решения).
1. Разработка СМК
1.2 Описание процессов
Использование чужой документации приводит к повторению чужих ошибок !!!
· обучение членов рабочей группы правилам описания процессов и оформления документации;
· формирование совместно с консультантами структуры описания отдельных процессов;
· избирательное использование образцов (только для типовых процессов).
1. Разработка СМК
1.3 Разработка документов
Документы разрабатываются не участниками процессов. На этапе принятия документов все согласны, но после внедрения – все происходит не так
· привлечение к разработке и согласованию непосредственных участников процессов;
· проведение «защиты процессов» с привлечением смежных подразделений.
1. Разработка СМК
1.4 Оформление документов
Отсутствие единства оформления
· создание единых правил оформления всех видов документов;
· обучение разработчиков;
· создание и использование электронных шаблонов документов с определением содержания и стилей форматирования.
1. Разработка СМК
1.5 Общесистемные процессы
Внедряются как формальное выполнение требований стандарта
· управление документацией должно оптимизировать документооборот;
· постановка целей в области качества – планирование улучшений в рамках всего предприятия с учетом ресурсного обеспечения;
· анализ СМК со стороны высшего руководства – принятие решений, основанных на фактах;
· управление несоответствиями – механизм борьбы с проблемами, связанными с продукцией и внутренним взаимодействием;
· внутренний аудит – диагностика проблем и инициация улучшений;
· корректирующие и предупреждающие действия – работа с причинами отклонений/потенциальных отклонений.
2. Внедрение СМК
2.1 Как заставить документы «работать»
Документы выданы, но никто о них не знает
· введение документации в действие изданием приказов с обязательным ознакомлением;
· проведение обучения по основным и вспомогательным процессам – руководители подразделений (ответственные за процессы);
· проведение обучения по общесистемным процессам – представитель руководства, работники отдела управления качеством, консультанты.
2. Внедрение СМК
2.2 Внутренние аудиты
Процедура внутреннего аудита стандартная, перегружена документами (записями)
· творческий подход к регламентации внутреннего аудита;
· не забывать про вопрос: «А зачем нам нужен этот документ?».
2. Внедрение СМК
2.3 Внутренние аудиторы
В ходе внутреннего аудита выявляются только отклонения в оформлении документов
· разъяснение назначения аудита – не только проверка соответствия, но и стимулирование улучшений, вовлечение работников в СМК, анализ деятельности исполнителями, исследование причин возникающих проблем;
· проводить практическую подготовку аудиторов (первые аудиты – совместно с консультантами);
· мотивация работы аудиторов – чем весомее результаты (предотвращение проблем, выявление путей улучшений), тем выше поощрение.
3. Сертификация СМК
3.1 Подготовка к аудиту
Паника, вызванная непониманием принципов и процедуры проведения сертификации
· разъяснение порядка прохождения аудита;
· подготовка вопросников для подразделений (с участием консультантов) с обязательным написанием ответов;
· рассмотрение вопросников и ответов в рамках всего подразделения;
· работники предприятия - специалисты в своем деле!
· подготовка – залог спокойного проведения аудита.
4. Послесертификационный этап
Расслабились, документы отложили.
Общесистемные процессы не работают.
· проведение внутренних аудитов всей системы 1 раз в полугодие;
· проведение дней качества;
· соревнования по улучшениям;
· постановка и пересмотр целей в области качества;
· бюджетирование СМК;
· обучение, премирование за улучшения, внутренние аудиты;
· работа с несоответствиями.
